1. หน้าหลัก
  2. หนังสือเวียน
  3. ซักซ้อมแนวทางการร่างหนังสือราชการ

ซักซ้อมแนวทางการร่างหนังสือราชการ

ซักซ้อมแนวทางการร่างหนังสือราชการ

        ด้วยรัฐมนตรีว่าการกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ พบว่าในการเสนอหนังสือราชการทั้งภายในและภายนอก ผู้เสนอ/ร่างหนังสือราชการใช้สำนวนภาษาที่ไม่ถูกต้อง มีความยาวเกินสมควร ทำให้ผู้รับหนังสือหรือผู้ปฏิบัติไม้เข้าใจเนื้อหาของหนังสือดังกล่าว ซึ่งก่อให้เกิดผลเสียต่อการปฏิบัติราชการ ดังนั้น เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นแนวทางเดียวและมีประสิทธิภาพ จึงขอซักซ้อมแนวทางการร่างหนังสือราชการ/การบรรยายสรุป/การชี้แจงข้อราชการ ดังนี้

  1. กรณีเป็นหนังสือราชการที่อ้างถึงเรื่องเดิม หรือมีความต่อเนื่องกัน หรือเป็นเรื่องที่ได้มีการสั่งการไปแล้ว หรือเป็นการอ้างอิงคณะรัฐมนตรี หรือนโยบายต่างๆ การอ้างอิงมีการระบุสาระสำคัญว่าเมื่อไหร่ ใครอะไร ที่ไหน อย่างไร ซึ่งควรมีสาระสำคัญโดยย่อไม่เกิน ๒ – ๓ บรรทัด
  2. เนื้อหาสาระสำคัญที่จะแจ้งผู้ปฏิบัติ หรือผู้รับทราบ ควรประกอบด้วย เมื่อไหร่ ใครทำอะไร ที่ไหน อย่างไร เพราะเหตุใด ซึ่งหมายถึงการบอกเหตุผลต่างๆ ที่จะทำให้ผู้อ่านเข้าใจวัตถุประสงค์จากหนังสือราชการดังกล่าว
  3. การใช้คำเชื่อม คำขยาย และคำศัพท์ที่สำคัญๆ ควรตรวจสอบจากสารานุกรมให้ถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งคำราชาศัพท์ ให้พึงระมัดระวังอย่าให้ผิดพลาด
  4. กรณีเป็นหนังสือที่รายงานเรื่องที่อ้างอิงกฎหมาย ควรจัดทำรายงานแบบสรุปย่อสำหรับผู้บริหารที่มีองค์ประกอบ เช่นเดียวกันกับข้อ ๒ ไม่ควรสรุปว่าเรื่องนี้เป็นไปตามกฎหมาย โดยไม่มีเนื้อหาสำคัญ มีเพียงตัวเลขมาตราตามบทกฎหมายเท่านั้น
  5. การรักษาความสะอาดเรียบร้อยของหนังสือราชการ หรือเอกสารไม่ควรแก้ไขพิมพ์ตกหล่นโดยใช้น้ำยาลบคำผิด มีรอยขูดขีดเอกสาร การเว้นวรรคตอน ย่อหน้า รูปแบบของหนังสือราชการให้เป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม โดยเคร่งครัดด้วย
  6. ให้รองปลัดกระทรวง อธิบดี เลขาธิการ ผู้อำนวยการ และผู้ช่วยปลัดกระทรวง หมั่นตรวจสอบ ชี้แนะ ฝึกฝนให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้ดำเนินการให้เป็นไปตามแนวทางข้างต้นด้วย และเมื่อมีหนังสือที่ถูกแก้ไขจากผู้บังคับบัญชาแล้ว เจ้าของเรื่องต้องนำเรียนหัวหน้าส่วนราชการหรือผู้มีอำนาจลงนามให้ทราบ เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดซ้ำซากอีก

การบรรยายสรุป หรือชี้แจงเรื่องต่อรัฐมนตรีว่าการกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ หรือรัฐมนตรีช่วยว่าการกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ ขอให้สรุปสาระเช่นเดียวกับข้อ ๒ ควรพูดให้กระชับ


ดาวน์โหลด : ซักซ้อมแนวทางการร่างหนังสือราชการ